보육, 심리, 복지사 등 산업심리학 핵심 요점 정리 4. 직무분석1

4. 직무분석1

1. 직무분석의 정의 및 목적

 

1) 직무분석이란 무엇인가
- 직무분석(job analysis)은 직무 혹은 직무를 수행하는 데 필요한 인간의 특성, 양쪽 모두 혹은
어느 한쪽을 기술하기 위하여 사용하는 방법

 

2) 직무분석의 요소(Brannick, Levine, & Morgeson, 2007)
① 절차가 체계적이어야 한다. 이는 분석가가 미리 절차를 명시하고 그것을 따라야 함을
의미한다.
② 직무를 작은 단위로 쪼갠다. 직무분석은 전체적인 직무가 아니라 직무의 구성요소를 기술한다.
③ 직무분석은 전자 혹은 종이 위에 필기된 형태의 결과물을 산출한다.

 

3) 직무분석의 기법
① 직무중심 접근방식
- 직무중심 직무분석(job-oriented job analysis)은 직무에서 수행되는 과업의 본질에 대한 정보를
제공
- 과업 자체를 기술하는 방법도 있고, 과업의 특성에 대한 정보를 파악하는 방법도 있음
- 특성은 한정된 과업이 아니라 여러 과업들에 공통적인 면모들을 묘사
- 직무분석의 목적에 따라 어떤 유형의 접근이 가장 유용할 것인지가 결정
- 과업 묘사는 사람들이 직무에서 무엇을 하는지에 대한 그림을 제공하며, 과업 특성은 다양한
종류의 직무 간에 과업의 본질을 비교하는 데 사용
- 예) 경찰관의 과업: “용의자를 체포한 후에 보고서를 작성한다.”
경찰관의 직무특성: “연필과 펜을 사용한다.”

 

- 상위 수준의 과업은 더 작은 수준의 활동들로 세분화하여 위계적으로 구분
▷ 경찰관 직무행동의 세분화
1. 체포하기 위해 용의자의 집에 간다.
2. 문을 두드리고 자신의 신분을 밝힌다.
3. 용의자에게 수갑을 채운다.
4. 용의자에게 법적 권리를 말해 준다.
5. 용의자를 차에 태운다.
6. 용의자를 경찰서에 데려온다.
- 직무수준의 위계(Brannick 등, 2007)
ⓐ 직책(position)
▹한 개인이 수행하는 임무의 집합
▹각 종업원은 둘 이상의 직책을 보유하기도 하지만 보통 하나의 직책만을 가짐
▹많은 유사한 직책이 동일한 직명을 갖기도 함
▹예) 한 부서에서 여러 명의 경찰관은 각기 별도의 직책과 과업들을 수행하면서도 ‘순찰
경찰관’이라는 동일한 직명을 부여받음
ⓑ 임무(duty)
▹직무의 주요 구성요소로서, 각 임무는 하나 이상의 연관된 과업을 수행하여 완수함
▹예) 경찰관에 대한 임무의 예: 법을 집행한다.

ⓒ 과업(task)
▹어떤 특정한 목적을 달성하기 위한 하나의 온전한 업무
▹법을 집행할 때 수반되는 과업의 예) 법을 어긴 용의자를 체포한다.
ⓓ 활동(activities)
▹각 과업은 그것을 구성하는 ‘활동’들로 나뉨
▹예) 체포하기 위해 차를 몰고 용의자의 집으로 간다.
ⓔ 요소(element)
▹활동을 완수하기 위해서는 구체적인 행동 혹은 요소가 포함
▹예) 용의자에게 수갑을 채운다.
* 대부분의 직무는 여러 업무를 포함하고, 각 임무는 여러 과업을 수반
* 각 과업은 여러 활동을 포함하며, 각 활동은 여러 행동으로 세분화

 

② 사람중심 접근방식
- 사람중심 직무분석(person-oriented job analysis)은 특정한 직무를 성공적으로 수행하기 위해
필요한 특질, 특성 혹은 KSAO에 대한 기술을 제공
- KSAO는 직무에 필요한 지식, 기술, 능력, 기타 개인 특성을 나타냄

▷ KSAO 1. 지식(Knowledge) (1) 특정한 직무를 수행하기 위해 알아야 할 것들 (2) 예) 목수는 지역의 전축법과 전동공구 안전에 대한 지식이 있어야 함 2. 기술(Skill) (1) 특정한 직무에서 수행할 수 있는 것들 (2) 예) 목수는 청사진을 읽고 전동공구를 t가용하는 기술을 가지고 있어야 함 3. 능력(Ability) (1) 직무과업을 할 수 있거나 배울 수 있는 적성이나 재능 (2) 기술을 개발할 수 있는 잠재력을 의미 (3) 예) 목수는 지붕을 짓기 위해 좋은 균형감각과 빠르게 일하는 능력이 있어야 함 4. 기타 개인 특성(Other personal characteristics) (1) 위의 3가지 이외에 직무와 관련된 모든 것을 포함 (2) 예) 목수에게는 손으로 하는 과업과 밖에서 일하는 과업을 행하고자 하는 동기가 있어야 함

- KSAO vs. 과업
▹과업은 사람이 수행하는 어떤 것을 나타내지만, KSAO는 특정한 과업을 수행하는 데 필요한
사람의 특질 혹은 특성을 나타냄
▹과업은 직무에서 하는 일이 무엇인지를 정의하는 반면, KSAO는 그 직무를 잘할 수 있는 사람의
유형을 기술

 

<표1> KSAO와 해당 과업의 예

KSAO	과업
법적 체포 절차에 대한 지식	용의자를 체포한다.
총기를 사용하는 기술	사격장에서 사격연습을 한다.
다른 사람과의 의사소통 능력	폭력 사건을 막기 위해 두 사람 간의 다툼을 중재한다.
용기(기타 개인 특성으로서)	용의자를 검거하기 위해 어두운 골목으로 들어간다.

 

4) 직무분석의 목적
(1) 경력 개발
① 많은 조직은 종업원들이 직급을 따라 점점 더 놓은 직위에 오르는 경력 사다리(career ladder)
제도를 갖고 있다.
② 필요한 기술을 습득하고 좋은 직무수행을 유지하는 사람들은 지위가 올라간다.
③ 가장 잘 알려진 경력 사다리 제도는 군대체계이다. 예를 들어, 군인은 중위부터 대위, 소령,
대령, 장군까지 계급을 통해 승진
④ 직무분석은 경력 사다리의 각 수준의 직무에서 요구되는 KSAO를 밝혀냄으로써 경력 개발에
기여한다.
⑤ KSAO 요건에 대한 지식은 승진에 필요한 기술 육성에 초점을 맞춘 종업원 개발과 훈련
프로그램에 활용된다.
⑥ 이러한 지식은 종업원들이 승진하기 위해서 무엇이 필요한지를 정확히 알려 주므로
종업원들에게 이익이 된다.
⑦ 또한 그것은 상위 수준의 직위에 공석이 있을 때 즉시 채용할 수 있는 후보자들을 확보할 수
있다는 점에서 조직에게도 이득이 된다.

 

(2) 법적 문제
① 대부분의 산업국가에는 차별적인 고용 행위, 특히 종업원의 고용에서 차별을 금지하는 법을
정하고 있다.
② 캐나다와 미국에서는 연령, 피부색, 장애, 성, 인종, 종교 등에 따라 차별하는 행위를 불법으로
규정하고 있다.
③ 고용에서의 공정함이란 직무와 무관한 개인적 특성이 아닌 직무수행이나 직무 잠재력에
기초해서 결정을 내려야 한다는 것을 의미한다.
④ 미국의 고용 상황에서 직무상 반드시 수행해야 하는 행동을 필수적 기능(essential
function)이라고 한다. 예를 들어, 경비원의 필수적 기능은 건물을 잘 지키는 것이며, 전화를 받는
것과 같은 비필수적인 기능도 가끔 수행한다.
⑤ 필수적 기능이라는 개념은 장애가 있는 사람의 고용 여부를 결정하는 데 중요하다. 미국에서는
특정한 조건에서도 필수적인 기능을 수행하지 못하는 장애인의 고용을 조직이 합법적으로 거절할
수 있다. 그러나 장애가 있는 사람이 비필수적인 기능을 수행하지 못한다고 해서 고용을 거부하는
것은 불법이다.

 

(3) 수행평가
① 행동중심 수행평가 방법은 직무분석에 기초하는데, 여기에 포함되는 구체적인 행동은 직무분석
과정에서 파악한 중요 사건들을 통해 수집된다.
② 중요 사건(critical incident)들이란 ‘직무수행에서 우수한’ 수준부터 ‘형편없는’ 수준까지의 서로
다른 수준을 나타내는 행동의 예들로서 수행평가의 중요한 부분이 된다.

 

(4) 선발
① 직무에 누구를 고용할 것인지를 결정하는 첫 번째 단계는 직무에서의 성공에 필수적인 인적
특성, 즉 KSAO를 결정하는 것이다. 이는 종업원 선발체계를 설계할 때 사람중심 직무분석이 첫
번째 단계가 되어야 함을 의미한다.
② 일단 직무에 필요한 KSAO를 파악하면, 직무지원자들이 그 직무에 대한 요건과 얼마나
부합하는지를 결정하기 위한 절차를 선정한다. 이 단계에서는 면접이나 심리 검사와 같은
개인적인 특성을 평가하는 방법을 선택한다.
③ 사람중심 직무분석으로는 특정한 직무에 대한 KSAO 목록을 작성한다. 이러한 KSAO에는
직무지원자가 고용 시점에서 보유하고 있으리라 예상하는 특성과 경험 및 훈련을 통해서 육성될
수 있는 특성을 모두 포함한다.

 

(5) 훈련
① 직무에 필요한 KSAO를 파악하면 훈련이 필요한 영역이 어떤 영역인지 알 수 있다.
지원자들이 특정 직책에 지원할 당시에 보유하고 있지 않은 KSAO는 고용된 후에 훈련을 받아야
할 영역이 된다.
② 조직의 효과적인 훈련 프로그램은 직무에 대한 KSAO 요건을 철저히 분석한 후에 만들어진다.
직무수행에 필요한 KSAO 요건을 지원자나 종업원이 지니고 있는 KSAO와 비교한다. 지원자나
종업원의 부족한 부분이 습득될 수 있는 특성이라면 그러한 특성은 훈련이 필요한 영역이 된다.

 

(6) 직업상담
① 대학 수준의 교육을 포함한 학교 교육의 주요 기능은 학생들이 미래의 진로를 염두에 두고
직업을 선택하는 것을 돕는 일이다.
② 사람들이 직업에서 요구하는 KSAO와 자신의 KSAO가 부합되는지의 여부를 알아보려 할 때
도움이 되는 여러 가지의 직업상담 도구가 존재한다.

 

(7) 연구
① 연구(research)는 직무분석 정보를 사용하는 또 다른 영역이다.
② 직무스트레스에서의 개인차에 대한 연구(Elovainio & Kivimaki, 1999)
- 핀란드에서 행해진 이 연구에서, 변화와 불확실성을 아주 혐오하는 사람들은 업무에서 고도의
정서적 긴장(예, 불안)을 경험했지만, 이러한 현상은 직무분석을 통해 직무가 복잡하다고
평가되었을 때만 나타났다.
- 이런 유형의 사람들은 직무가 단순한 경우에는 변화와 불확실성을 즐기는 사람들보다 긴장을
경험할 가능성이 낮다.

 

<표2> 직무분석 정보의 11가지 사용 목적

사용	목적 기술
경력 개발	승진을 위해 필요한 KSAO를 정의한다.
법적 문제	KSAO의 직무 관련성을 보여 준다.
수행평가	수행을 평가하기 위한 준거를 정한다.
종업원의 모집과 선발	고용의 기초로 사용할 지원자 특성을 기술한다.
훈련	훈련 영역을 제안한다.
임금 책정	직무의 임금 수준을 정한다.
효율/안전	효율과 안전을 위해 직무를 설계한다.
직무분류	유사한 직무들을 군집으로 묶는다.
직무기술	직무에 대해 간략하게 기술한다.
직무 설계	직무내용을 설계한다.
계획	특정 KSAO를 지닌 종업원들에 대한 미래의 수요를 예측한다.

 

2. 직무분석 정보 수집 방법

 

1) 정보제공자
① 직무분석 정보의 출처
- 직무분석가
- 직무재직자
- 감독자
- 훈련된 관찰자
② 직무분석가와 훈련된 관찰자는 실제로 직무를 수행하기도 하고, 직무를 수행하는 종업원들을
관찰하는 데 시간을 보내기도 하며, 이러한 경험을 직무분석으로 전환한다.
③ 재직자와 감독자는 주제관련 전문가(subject-matter expert; SME), 즉 자신의 직무나 자신이
감독하는 직무의 내용과 요건에 대해 자세하게 아는 사람으로 간주된다.
④ 주제관련 전문가를 면접하거나 그들에게 직무분석 질문지를 작성하게 하여 직무에 대한
정보를 제공받는다.

 

2) 직무분석 정보 수집 방법
① 직접 수행
- 직무분석가가 직접 일부 직무과업이나 전체 직무를 수행해 봄으로써, 직무과업의 본질과
과업들이 어떻게 서로 연관되어 있는지에 대한 통찰을 얻고 종업원들이 직무를 수행하는 맥락을
이해한다.
- 예) 보험 판매원과 경찰관 모두 자동차를 운전하지만 양쪽 직업인들이 운전하는 상황은 매우
다르다.

 

② 관찰
- 직무를 수행하는 사람들을 관찰하는 방법이다.
- 관찰자는 직무분석가이거나 다른 사람들을 관찰하는 방법을 훈련받은 사람으로서, 자신이
관찰하는 바를 주어진 양식에 작성하게 된다.
- 예) 관찰자는 양식에 활동 목록을 작성하고 종업원들이 각각의 활동을 얼마나 빈번하게
수행하는지를 표시한다.

 

③ 면접
- 직무를 잘 아는 주제관련 전문가(직무재직자와 감독자)들은 면접하는 방법이다.
- 면접은 흔히 동일한 직명을 가진 사람들이 수행하는 모든 과업과 활동의 목록을 추출하기 위해
사용된다.
- 소수의 종업원들만이 수행하는 과업도 있고, 드물긴 하지만 모든 종업원들이 수행하는 과업도
있다.

 

④ 질문지
- 직무분석 정보를 수집하는 가장 효율적인 방법이다.
- 질문지에는 직무에 대한 수백 개의 질문이 포함되고, 수천 명의 종업원들에게 쉽게 시행할 수
있다.
- 동일 직명의 직무를 수행하는 종업원에게 동일한 질문지를 사용하면 직명은 동일하지만
직무특성이 다른(예, 근무위치) 집단을 서로 비교할 수 있다.

 

<표3> 직무분석 정보를 수집하는 4가지 기법의 장점과 한계

	장점	단점
직접 수행	직무가 수행되는 상황을 알 수 있다. 직무에 대해 매우 세부적인 내용을 얻는다.	직명이 동일한 직무들 간의 차이를 알지 못한다. 비용과 시간이 많이 든다. 분석가에게 폭넓은 훈련이 필요하다. 분석가에게 위험할 수 있다.
관찰	직무에 대해 비교적 객관적인 관점을 얻는다. 직무가 수행되는 상황을 알 수 있다.	시간이 많이 든다. 종업원이 관찰된다는 것을 알고 평소와 다른 행동을 할 가능성이 있다.
면접	직무에 대해 다양한 관점을 얻는다. 동일한 직무를 하는 재직자들 간의 차이를 보여 준다.	질문지와 비교하여 시간이 많이 든다. 과업이 수행되는 상황을 보지 못한다.
질문지	효율적이고 비용이 적게 든다. 동일한 직무의 재직자 간 차이를 보여 준다. 수량화하고 통계적으로 분석하기 쉽다. 공통적인 직무 차원상에서 상이한 직무들을 비교하기가 쉽다.	직무가 수행되는 상황을 무시한다. 응답자들이 질문지 문항에 국한해서 답변하게 된다. 질문지를 설계하기 위해서는 직무에 대한 지식이 필요하다. 직무 재직자들이 자신들의 직무가 실제보다 더 중요하게 보이도록 왜곡하기 쉽다.